Спецификация на упаковку: что писать в запросе поставщику
Опубликовано · обновлено · редакция «Упаковка2»
Запрос «нужны коробки 400×300×200, сколько стоит» получает пять ответов с разбросом в два раза. Не потому, что поставщики хитрят: каждый достроил недосказанное по-своему. Один посчитал Т-22 с самовывозом, другой — Т-24 с доставкой и печатью в один цвет.
Спецификация нужна вам, а не поставщику. Она превращает разговор о цене в сравнение сопоставимых предложений и лишает продавца повода сказать «вы же не уточняли».
Восемь блоков запроса
1. Товар, а не только тара
Поставщик подберёт решение точнее, если знает груз: что внутри, масса одного изделия, габариты, хрупкость, требования к температуре. Строка «масса брутто короба 12 кг, внутри стеклянные банки 0,5 л по 12 штук» отсекает половину неподходящих вариантов сразу.
2. Условия транспортировки и хранения
Число ярусов на паллете, ярусность хранения на складе, вид доставки, влажность склада, число перегрузок. Короб для стеллажного хранения в один ярус и короб под четыре яруса на паллете — разные марки картона при одинаковых размерах.
3. Тип и размеры тары
Указывайте внутренние размеры в порядке длина × ширина × высота и конструкцию по каталогу FEFCO: 0201 — четырёхклапанный, 0427 — самосборный с крышкой. Код заменяет абзац описания и не допускает разных прочтений; расшифровка ходовых конструкций — в статье про коды FEFCO. Если типоразмер ещё не определён, калькулятор подбора короба выдаст размеры под ваш товар с учётом зазоров.
4. Материал и нормируемые показатели
Марка картона плюс граммаж в г/м², профиль гофры, цвет наружного слоя (бурый или белёный). Для многоярусной перевозки добавьте измеряемый показатель прочности — сопротивление торцевому сжатию (ECT, кН/м) или сопротивление сжатию ящика (BCT, кгс). Требование «прочный короб» в договор не пишут: спорить об этом слове можно бесконечно.
5. Печать
Число цветов, способ (флексография или цифра), процент запечатки, наличие макета, кто изготавливает клише и кому оно принадлежит после тиража. Клише на четыре цвета живёт несколько лет и стоит десятки тысяч рублей, поэтому вопрос собственности стоит закрыть до первого тиража, а не после ухода поставщика. Подробности в материале про печать логотипа на коробках; предложения — в разделе коробов с печатью.
6. Упаковка партии и логистика
Количество в связке, способ обвязки, тип паллеты, высота кипы, возвратность паллеты, адрес и режим работы вашего склада, доступность для фуры, наличие пандуса. Приезд двадцатитонника на склад без пандуса и с погрузчиком на 1,5 тонны стоит дороже, чем кажется в момент подписания.
7. Коммерческие условия
Объём годового потребления, размер и периодичность партий, MOQ, желаемый срок поставки, форма оплаты и отсрочка, включена ли доставка, система налогообложения поставщика. Годовой объём — сильнейший аргумент в переговорах: цена под «1000 штук сейчас» и цена под «1000 штук ежемесячно весь год» отличаются на 8–15%.
8. Приёмка и качество
Метод и точка контроля, предельные отклонения размеров, порядок отбора пробы, срок предъявления претензий по скрытым дефектам, последствия пересорта. Этот блок пишут один раз и переносят во все спецификации; порядок замеров — в статье про входной контроль гофрокороба.
Формулировки, которые работают
| Плохо | Рабочая формулировка |
|---|---|
| прочный короб | Т-24, граммаж 570 г/м², ECT не менее 4,6 кН/м |
| размер 400×300×200 | внутренние 400×300×200 мм, допуск ±3 мм, FEFCO 0201 |
| срочно | поставка партиями по 2000 шт, не позднее 7 рабочих дней от заявки |
| печать логотипа | флексопечать 1 цвет (Pantone 348C), запечатка до 15%, клише за счёт поставщика, остаётся у заказчика |
| нужен стретч | 500 мм, 20 мкм фактических (замер микрометром), нетто 2,4 кг, первичное сырьё, преднатяжение до 250% |
| хорошая цена | цена за штуку без НДС, франко-склад покупателя, при годовом объёме 24 000 шт |
| паллеты | ЕВРО 1200×800, б/у категория 1, без плесени и следов ремонта металлом |
Готовый шаблон на гофрокороб
Позиция: ящик из гофрокартона, FEFCO 0201. Внутренние размеры: 380×280×180 мм, предельные отклонения ±3 мм. Материал: гофрокартон Т-24, профиль С, граммаж 560–600 г/м², наружный слой бурый. Прочность: ECT не менее 4,6 кН/м. Штабелирование: 4 яруса на паллете, срок хранения под нагрузкой до 30 суток. Груз: масса брутто 11 кг, товар в первичной упаковке из ПЭТ. Печать: без печати. Упаковка партии: связки по 20 шт, паллета ЕВРО 1200×800, высота кипы до 1,6 м, паллета невозвратная. Объём: 3000 шт в месяц, годовой объём 36 000 шт, партии по заявке. Условия: цена за штуку без НДС, франко-склад покупателя (Москва, ЮАО), отсрочка 14 календарных дней, срок поставки до 7 рабочих дней. Приёмка: проба 5 шт из разных связок, замер внутренних размеров и массы, претензия по скрытым дефектам в течение 10 рабочих дней.
Такой запрос уходит трём-пяти поставщикам без изменений, и ответы ложатся в таблицу без дополнительных звонков. Как сводить полученные цены к сопоставимой единице — в статье про сравнение прайсов поставщиков.
Что добавить в спецификацию на другие позиции
Стретч: ширина, фактическая толщина и допуск, масса нетто и брутто, тип сырья, преднатяжение, ручной или машинный (разница разобрана в статье про ручной и машинный стретч, предложения — в разделе стретч-плёнки).
Поддоны: тип и размер, новый или б/у, категория, влажность древесины, наличие фитосанитарной обработки, требование к отсутствию плесени.
Этикетки: материал и класс термобумаги, размер, намотка в рулоне, диаметр втулки, направление намотки, тип клея.
Пакеты: толщина в микронах, тип сварного шва, наличие клапана и клеевой полосы, светонепроницаемость.
Три вещи, которые экономят больше всего
Годовой объём в запросе, измеряемый показатель прочности вместо прилагательного и заранее прописанный порядок приёмки. Первое даёт скидку, второе снимает пересорт, третье превращает претензию из переписки в процедуру.
Спецификацию держите одним файлом и правьте от квартала к кварталу: новый поставщик получает готовый документ, а не пересказ по памяти. Кому её отправлять — смотрите по разделам каталога, например по гофрокоробам и самосборным коробам, или соберите короткий список по критериям из статьи про выбор поставщика упаковки.